База контактов — библия любого делового человека

Для предпринимателя особенно важно обзаводиться нужными контактами и развивать их, будь то деловые партнёры и поставщики или даже люди, которые Вам сейчас кажутся мало полезными в отношении сотрудничества. Ведь мы никогда не знаем точно, что нас ждёт завтра, и с кем будем вести дела. Сегодня предприниматель может быть успешным ресторатором, а завтра — заняться производством. Жизнь изменчива, а бизнесу свойственно развиваться. Поэтому не стоит сразу же отбрасывать новые знакомства, даже если на первый взгляд Вам кажется, что человек вряд ли когда-либо может Вам пригодиться.

Речь идёт о базе контактов. Если для предпринимателя такая база приобретает статус блокнотика с контактами друзей по работе, то для менеджера по связям с общественностью она становится самой настоящей библией. На начальном этапе развития Вашего бизнеса раскруткой, рекламой и созданием имиджа компании Вам скорее всего придётся заниматься лично. Другими словами, помимо основной работы в собственной компании, придётся взять на себя и многие обязанности пиарщика. По этой причине углубимся немного в тему и разберёмся, что к чему.

В течение жизни любой менеджер по PR, набираясь опыта, также развивает существующую у него базу контактов. Но развивать дело одно, а ведь её необходимо с чего-то начать. Можно, конечно, вспомнить первые серьёзные знакомства в детстве, когда стыдно было подойти и узнать имя человека, а можно сходу действовать профессионально. Лучшие друзья любого пиарщика — журналисты и редакторы. Почему-то бытует мнение, что редакторы — люди злые и постоянно не довольные, а журналисты — безответственные и вечно похмельные дети. Уйдём от стереотипов и приступим дважды профессионально к нашему делу. Новостей в мире, конечно, как правило, навалом, однако ещё никто из газетчиков не отказывался от хорошего информационного повода. Поэтому надо стараться грамотно и ненавязчиво предоставлять информацию потенциально заинтересованным сотрудникам редакций. Старайтесь также найти просто человеческий подход. Но сейчас мы говорим не о том, как продвигать статью с нужной Вам информацией в журнал или газету. Заинтересуйте журналиста в знакомстве с Вами, ведь он тоже рад сотрудничеству в ближайшем или не столь ближайшем будущем. Но цените его время, используйте при возможности электронную почту, не доставайте на ранней стадии знакомства излишними телефонными звонками.

Рано или поздно образуется какое-то более менее серьёзное количество контактов. И даже если, на Ваш взгляд, Вы набрали в «блокнотик» всех людей, которые Вам нужны, то быстренько вспоминаем, что мир изменчив и не однообразен. Поэтому не забывайте заводить новые знакомства, собирайте визитки и раздавайте свои. Посещайте мероприятия, где могут находиться интересные Вам люди, проводите собственные мероприятия для прессы. Покажите, что в Вашей компании всегда наготове хороший и свежий информационный повод, даже если сейчас всё спокойно и ничего особенного не происходит. Другими словами, будьте интересны для СМИ. А для этого учитесь генерировать новости. Подумайте, какая информация о Вашей компании могла бы быть интересной читателю. Можно отметить несколько характеристик новости, которые могут привлечь журналистов к её публикации, а читателей — к прочтению:

1) востребованность аудиторией издания;

2) уровень событийности;

3) чётко изложенная суть события;

4) реалистичность новости.

Когда пропадает интерес, про компанию могут и забыть. Земля всё ещё крутится, открытия делаются, прорывы в науке и технике происходят, компании открываются и разоряются, и всё это не проходит мимо средств массовой информации и, в особенности, информационных агентств. Журналист не робот, а редактор — человек занятой. Когда наступает долгая коммуникационная пауза, о Вас легко могут позабыть. Для того, чтобы поддержать хорошее знакомство с тем или иным представителем СМИ, стоит периодически напоминать о себе. Напоминать можно по-разному. Это может быть очередной, пусть даже высосанный из пальца информационный повод, поздравление с Новым годом, приглашение на мероприятие, простой знак внимания или даже небольшая заметка о статье по электронной почте. Здесь можно проявить творческие способности. Но факт остаётся фактом — чтобы о Вас не позабыли, необходима регулярная коммуникация.

Ну, и, наконец, хочется обратить внимание на весьма не маловажный момент, который состоит в чистоте и аккуратности ведения базы контактов. Даже самый замечательный пул журналистов не стоит и выеденного яйца, если в нём совершенно нет никакой системы. Более того, тяжело срочно в нужный момент использовать полезные контакты для работы, если такой пул хранится беспорядочно в голове. На дворе цифровой век, так что не стоит лениться использовать такие компьютерные программы, как «Excel», «Access» или специализированные «UPS», «CRM». Есть и русский софт, специально предназначенный для данных целей, например, «Клиенты». В сети Интернет множество бесплатных программ, которые можно найти при помощи поисковых систем. Некоторые пиарщики с действительно большими базами контактов используют «ACT!». В конце концов, нет ничего страшного, если человек ведёт свою базу в «Word». Это уже вопрос удобства пользования тем или иным программным обеспечением каждого человека. Важно другое — некая простая, но всё же система. Все специалисты систематизируют по-своему, но можно выделить некоторые моменты, по которым стоит разделять или отмечать контакты:

1. по типу СМИ;
2. по важности;
3. по частоте обращения к ним;
4. по последней дате контакта;
5. по состоянию знакомства.

Итак, человек достигает высоких целей, как правило, не один, а в обществе. Самые великие дела в истории делались не в одиночку. Развивая контакты с партнёрами, журналистами и другими специалистами, Вы развиваете и свой бизнес. Будь то специализированное сотрудничество с другой компанией или публикация новости в газете в последний момент. Никогда нельзя быть точно уверенным в том, с кем придётся иметь дело в будущем.